XRechnung öffnen und lesen

Sie haben eine Rechnung als XML-Datei bekommen und sehen beim Öffnen nur Code? Das ist normal: Eine XRechnung ist für Software gemacht, nicht fürs Auge. So machen Sie sie lesbar.

Warum sehe ich nur Code?

Eine XRechnung enthält nur Daten (Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung) im Format XML, ohne Layout. Ein Doppelklick öffnet sie im Browser oder Texteditor, und dort sieht sie aus wie Programmcode. Die Rechnung ist trotzdem vollständig; sie braucht nur ein Programm, das die Daten als Rechnung anzeigt.

Drei Wege, eine XRechnung zu lesen

• Im Browser: E-Rechnung lesen zeigt die Datei als Rechnung an. Achten Sie bei Online-Werkzeugen darauf, ob die Datei hochgeladen wird; bei uns bleibt sie auf Ihrem Computer.
• Mit einem Anzeigeprogramm: Es gibt kostenlose Programme für den Computer, die die offizielle Darstellung der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) nutzen.
• In Ihrer Buchhaltungssoftware: Viele Programme lesen XRechnung direkt ein und übernehmen die Daten, ohne dass Sie etwas abtippen.

Und ZUGFeRD?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, das Sie mit jedem PDF-Programm ganz normal öffnen. Die Daten stecken zusätzlich als XML-Datei im PDF. Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 hat bei solchen hybriden Rechnungen der XML-Teil Vorrang, wenn Bild und Daten voneinander abweichen. Ob beides übereinstimmt, sehen Sie, wenn Sie das PDF in E-Rechnung lesen öffnen: Angezeigt werden dort die eingebetteten Daten.

ZUGFeRD-Rechnungen mit den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung; maßgeblich ist dann das PDF.

Vor dem Bezahlen prüfen

• Stimmen Summen und Umsatzsteuer? Ein Rechenfehler ist schnell übersehen, wenn man nur Code sieht.
• Stimmt die IBAN? Eine falsche Prüfziffer deutet auf einen Tippfehler hin. Eine korrekte Prüfziffer heißt aber nicht, dass das Konto dem Absender gehört: Bei einer geänderten Bankverbindung immer telefonisch nachfragen.
• Sind die Pflichtangaben da, etwa Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer oder USt-IdNr. des Absenders?

E-Rechnung lesen prüft diese Punkte automatisch und zeigt einen GiroCode, mit dem Sie die Rechnung per Banking-App bezahlen.

Richtig aufbewahren

Aufbewahren müssen Sie die Originaldatei, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF, nicht nur einen Ausdruck oder eine Bildschirmansicht. Ein Ausdruck ist praktisch zum Lesen, ersetzt das Original aber nicht.

Mehr zu den Pflichten im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Maßgeblich sind § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33 und 34a UStDV sowie die Schreiben und FAQ des Bundesministeriums der Finanzen. Im Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.