E-Rechnungspflicht: Wer muss was ab wann?
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) wird die elektronische Rechnung schrittweise Pflicht. Hier die Fristen, die Ausnahmen und was als E-Rechnung zählt, kurz zusammengefasst.
Die Fristen
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Das gilt auch für Kleinunternehmer. |
| 2025 und 2026 | Beim Ausstellen dürfen Sie noch Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers). |
| 2027 | Papier- oder PDF-Rechnungen sind nur noch erlaubt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) höchstens 800.000 € betrug. Rechnungen im EDI-Verfahren sind mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 erlaubt. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen B2B-Rechnungen an inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. |
Ausnahmen
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), dürfen es aber. Empfangen müssen sie sie trotzdem.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise dürfen weiter als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) und an Unternehmen im Ausland fallen nicht unter die Pflicht.
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das Software automatisch lesen kann. Eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt.
- XRechnung: reines XML, der deutsche Standard und die übliche Vorgabe bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteter XML. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus; EN 16931 (COMFORT) und höher erfüllen die Anforderungen.
Welches Format für Sie passt, steht im Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
Was heißt das für Shops, Agenturen und Software?
Wer Rechnungen aus einem eigenen System erzeugt (Shop, Buchungssystem, Abrechnungssoftware), braucht spätestens 2028 eine Möglichkeit, XRechnung oder ZUGFeRD zu erzeugen. Den Standard selbst umzusetzen heißt: Pflichtfelder, Codelisten, Rundungsregeln und die offiziellen Prüfregeln der KoSIT. Eine API nimmt Ihnen das ab.
E-Rechnung jetzt erstellen
Formular ausfüllen und ein geprüftes ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung herunterladen. Kostenlos bis 25 Rechnungen im Monat, ohne Anmeldung. Zum FormularSie erzeugen Rechnungen aus eigener Software? Zur API
Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Maßgeblich sind § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33 und 34a UStDV sowie die Schreiben und FAQ des Bundesministeriums der Finanzen. Im Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.